До загрузки базы в CRM определите, какие данные сотрудники действительно используют. Старые таблицы часто содержат несколько версий одного контакта, свободные комментарии вместо статусов и поля, смысл которых помнит только автор файла. Эти вопросы лучше решить до массового переноса.

Назначьте источник для каждого типа данных

Составьте список файлов и систем. Для контактов, компаний и сделок укажите владельца данных и источник, которому доверяете при расхождении. Если номер телефона отличается в двух таблицах, импорт не должен молча выбирать случайный вариант.

Сохраните исходные файлы отдельно. Работайте с копией, где можно восстановить каждое преобразование. Дату выгрузки тоже стоит записать: во время подготовки менеджеры продолжают менять рабочую базу.

Сделайте карту полей

Для каждой колонки заполните строку: исходное название, смысл, поле назначения, формат, обязательность, правило для пустого значения. Например, «Дата следующего контакта» требует согласованного формата даты, а «Ответственный» - сопоставления с действующим сотрудником.

Значения «неизвестно», пустая ячейка и ноль могут означать разное. Не заменяйте отсутствующий телефон выдуманным номером. Такие записи нужно выделить для проверки или обработать по заранее согласованному правилу.

Разберите дубли до пробной загрузки

Одинаковое название компании ещё не доказывает, что записи нужно объединить. У филиалов могут быть отдельные контакты и история работы. Аналогично несколько обращений одного покупателя могут относиться к разным заказам.

Разделите уверенные совпадения и спорные пары. Первые можно обработать по согласованному правилу, вторые передать владельцу базы. Сохраните связь исходных идентификаторов с итоговыми записями, чтобы затем находить историю преобразования.

Проверьте выборку с исключениями

  • Обычная компания с одним контактом.
  • Компания с несколькими контактами и сделками.
  • Запись с пустым необязательным полем.
  • Пара предполагаемых дублей.
  • Сделка у сотрудника, который уже не работает.
  • Запись с нестандартной датой или длинным комментарием.

Загрузите такую выборку в согласованную тестовую среду и проверьте связи между контактами, компаниями и сделками. Совпадение числа строк не подтверждает качество переноса: контакт может существовать, но оказаться у другой компании.

Согласуйте момент переключения

Определите, когда будет последняя выгрузка и как перенести изменения, появившиеся после пробной загрузки. После запуска сверяйте количество принятых, отклонённых и требующих разбора записей. Исходная база должна оставаться доступной для восстановления до согласованного завершения проверки.

Способ загрузки зависит от типа данных и выбранного инструмента. Перед техническими действиями сверяйтесь с официальной справкой по переносу данных Битрикс24. Для оценки переноса достаточно структуры таблицы и обезличенной выборки; рабочую клиентскую базу в открытой переписке отправлять не нужно.